Comment gérer les frais professionnels des collaborateurs d'une entreprise ?

La gestion des frais professionnels des collaborateurs n’est pas simple à mettre en place dans une entreprise, surtout pour les PME. Pourtant, avoir un regard précis sur ces dépenses est non seulement nécessaire pour l’entreprise, pour la satisfaction des salariés, mais il s’agit aussi d’une obligation légale.

Qu’entend-on par frais professionnels des collaborateurs ?

Dans le cadre de son activité professionnelle, un salarié peut être amené à dépenser de l’argent. L’entreprise a pour obligation de rembourser les frais ainsi occasionnés. Ces derniers concernent 5 catégories de dépenses :

• les frais de repas lorsque le collaborateur n’a pas la possibilité de prendre ses repas sur son lieu de travail habituel ;
• les frais de transport relevant d’un déplacement du salarié. Il peut s’agir d’indemnités kilométriques s’il utilise son véhicule personnel, de l’achat de billets de train, d’avion, etc., de tickets de péages d’autoroute ou encore en lien avec la location d’un véhicule ;
• les frais d’hébergement : lorsque le collaborateur se déplace plusieurs jours à plus de 50 kilomètres de son domicile ou quand il doit faire plus d’1h30 de transport en commun pour sa mission ;
• les frais de télétravail : si le collaborateur travaille à son domicile, l’entreprise doit lui rembourser une partie de ses dépenses en téléphone, internet, en loyer, etc. ;
• les frais de téléphonie ou d’internet occasionnés lors d’un déplacement professionnel.

Pour être remboursés, ces frais professionnels doivent être justifiés et proportionnés selon des conditions régies par la loi afin de garantir les intérêts des collaborateurs, comme de l’entreprise. Ils doivent faire l’objet, pour chacun d’eux, d’une note de frais. Cette dernière doit obligatoirement mentionner la date et la nature de la dépense, la mission professionnelle à laquelle elle se rapporte et le montant avancé par le collaborateur.

À noter que l’entreprise peut tout à fait fixer un plafond de dépenses ou imposer des modes de transport et d’hébergement économiques.

Les notes de frais de chaque collaborateur sont ensuite transmises à l’employeur qui est chargé de rembourser ces dépenses dans un délai fixé par avance. Et c’est là que le travail devient fastidieux pour vérifier chaque note de frais et procéder à leur remboursement.

Quelles solutions pour gérer au mieux les frais professionnels des collaborateurs ?

Une entreprise dispose de plusieurs solutions pour gérer les frais professionnels de ses collaborateurs. Certaines sont assez fastidieuses, d’autres, en lien avec les nouvelles technologies, facilitent cette gestion.

L’avance des frais

Un employeur peut décider d’avancer les frais professionnels d’un collaborateur afin d’éviter à ce dernier de les prendre en charge personnellement temporairement. Cette solution est souvent utilisée lorsqu’un salarié est amené à se déplacer très souvent dans le cadre de son travail. Elle nécessite d’estimer le plus précisément possible les frais qui pourront être engagés si l’employeur opte pour une avance des frais permanente. Celle-ci peut être également ponctuelle. Mais dans les deux cas, le collaborateur doit transmettre des notes de frais qu’il faut ensuite gérer.

Les cartes bancaires prépayées

La gestion des frais professionnels peut être grandement facilitée, en particulier pour les petites entreprises, grâce à l’adhésion à une banque en ligne pour PME qui permet de bénéficier d’une carte bancaire paramétrée pour un montant de dépenses prédéfini et reliée à une application mobile dédiée. Le collaborateur l’utilise pour régler ses dépenses qui sont transmises en temps réel sur le compte bancaire de l’entreprise. Il peut également envoyer immédiatement, via son mobile, les notes de frais correspondantes vers le logiciel comptable de son entreprise. Une solution simple et innovante pour une gestion plus simple des frais professionnels des collaborateurs.